U vreme objave ovog članka (druga polovina jula 2022. godine) rad sa eFakturama preko Sistema elektronskih faktura, skraćeno SEF, odvija se već skoro tri meseca. U toku je druga faza koja uključuje obavezu prijema elektronskih faktura i za subjekte privatnog sektora u Republici Srbiji.
Da se podsetimo hronologije događaja.
Zakon o elektronskom fakturisanju donesen je krajem aprila 2021. godine. Uređuje uvođenje obaveznog izdavanja i prijema elektronske fakture (eFakture) u transakcijama u privredi, obveznike primene, način slanja, prijema, čuvanja eFaktura preko SEF-a, evidentiranja PDV-a itd.
Nadležna jedinica Ministarstva finansija, kao Centralni informacioni posrednik, upravlja i garantuje za funkcionisanje čitavog sistema.
Predviđena je fazna primena, gde svaka naredna faza obuhvata veći broj subjekata i transakcija koje se evidentiraju. Prvobitni početak primene za određene subjekte i transakcije (prva faza) je bio 01.01.2022. godine.
Početak primene naknadno je pomeren na 01.05.2022. god.
Obveznici poslovanja sa E-fakturama su:
- svi subjekti javnog sektora i
- subjekti privatnog sektora koji su u sistemu PDV.
(Ispostaviće se, naknadno, da ipak postoje obveznici eFaktura i u privatnom sektoru a koji nisu u sistemu PDV-a. O tome ćemo više malo kasnije.)
Početak (obavezne) primene po fazama:
Prva faza uvođenja eFaktura otpočela je 01.05.2022. godine i obuhvata sledeće:
- Puna primena za javni sektor: izdavanje eFaktura drugim subjektima javnog sektora, prijem i čuvanje eFaktura u transakcijama između javnog sektora, prijem i čuvanje eFaktura od privatnog sektora, elektronsko evidentiranje PDV-a.
- Delimična primena za obveznike iz privatnog sektora i to samo izdavanje eFaktura javnom sektoru.
Od 01.07.2022. godine povećava se učešće i javnog i privatnog sektora i to:
- Javni sektor počinje da izdaje eFakture i privatnom sektoru
- Privatni sektor prima i čuva eFakture izdate od javnog sektora kao i od privatnog koji je dobrovoljno, otpočeo sa primenom (pre 01.01.2023. godine)
Do 01.01.2023 svi obveznici (privatnog sektora) treba da su osposobljeni i da potpuno svoje transakcije evidentiraju kroz SEF:
- Izdavanje i čuvanje eFakture u transakcijama sa privatnim i javnim sektorom
- Elektronsko evidentiranje PDV-a
Kako za sada (juli 2022) stvari stoje, iz obaveze evdentiranja transakcija u SEF-u izuzeti su subjekti privatnog sektora koji nisu u sistemu PDV-a OSIM onih koji obavljaju transakcije ka delu javnog sektora i to delu koji plaćanja vrši po računima evidentiranim kroz CRF.
Sve rečeno primenjuje se na domaći promet. Izvoz robe i usluga i dalje će da se odvija u papirnom obliku odnosno na način kako se obavljao i do sada. Izvoz robe i usluga ne evidentira se u SEF.
Od 01.05.2022. godine je, podsetimo se, Fiskalizacijom obuhvaćen sav maloprodajni promet i sva prodaja dobara i usluga izvršena fizičkim licima. Izuzetak je mali broj delatnosti za koje je propisano izuzeće. Nije od značaja da li je prodavac u sistemu PDV ili ne, i jedni i drugi, koji obavljaju registrovanu delatnost, dužni su da promet evidentiraju preko elektronskih fiskalnih kasa. Nije od značaja ni da li je kupac domaće ili strano fizičko lice niti da li je prodaja izvršena lično, poštom, elektronskim putem, preko Interneta itd..
Na ovaj način od 01.01.2023. godine sav promet će, u velikoj meri, biti evidentiran i praćen elektronski. Nema preklapanja između eFiskalnih računa i eFaktura. Evidentiraju se kroz dva različita centralna sistema upravljanja. Maloprodajni promet se odvija kroz ESF – Elektronski sistem za fiskalizacija kojem se pristupa preko ePoreza. Sav ostali promet se odvija preko SEF – Sistem elektronskih faktura, kojem se pristupa preko portala eFaktura.
Jedan sistem isključuje drugi. Na žalost i ovde postoji izuzetak, za koje je dato jedno nesrećno rešenje, a koje se opet tiče transakcija između privatnog i javnog sektora, ovog puta u maloprodaji. Kasnije ćemo opisati kako.
SEF je centralni sistem preko kojeg će svi obveznici primene eFakture izdavati, primati i čuvati fakture, u domaćem prometu. Učesnici su domaći akteri, koji će na jedno mesto slati svoje fakture i koji će sa tog istog mesta primati fakture svojih dobavljača. Postoje i dodatne transakcije koje ćemo evidentirati kroz SEF a tiču se svih prometa kod kojih nastaje obaveza obračuna PDV-a.
Dokumentacija koja prati izvoz robe i usluga kao i uvoz će se, za sada, sačinjavati i evidentirati na dosadašnji način.
Šta je potrebno da radimo mi poreski obveznici i kako da prilagodimo naše poslovanje ovoj zakonskoj obavezi?
Pre svega da prihvatimo ovu promenu i iskoristimo ovu nametnutu situaciju da unapredimo, digitalizjemo i optimizujemo naše poslovanje!
Mislim pre svega na mikro i male privredne subjekte čiji poslovni procesi u prodaji, nabavci i evidencije koje vode, se odvijaju poluautomatski ili čak ni to. Na one koji imaju eksterno računovodstvo. Na pružaoce računovodstvenih usluga.
eFakture menjaju način rada knjigovodstvenih agencija. Potrebno je naći najbolje rešenje za automatizaciju primanja i obrade faktura za klijente kojima se vode knjige. Čini mi se da će eFakture, pored licenci, biti čistilište upravo za ovaj deo privrede. (Osim ako baš ne radite samo paušalce)
Ali možda i ponajviše mislim na sve firme čiji informacioni sistemi koje koriste za praćenje poslovanja nisu u skladu sa tekućim potrebama i nisu maksimalno automatizovani u meri u kojoj je to moguće.
Sada je vreme da se posvetimo organizaciji i unapređenju alata sa kojima pratimo naše poslovanje. Ako ste do sada odlagali uvođenje novog informacionog sistema jer ste odavno prevazišli stari, ako koristite više različitih programa za različite poslovne procese i duplo obavljate neke aktivnosti, ako ste mali preduzetnik i kucate fakture u wordu ili excelu – vreme je da promenite način funkcionisanja i pronađete najbolje rešenje za Vas.
Korisnici koji svoje poslovanje prate kroz neki od ERP-ova ili jednostavnijih softverskih rešenja do sada su od proizvođača već dobili izmene i dopune u programima koje im omogućavaju da eksportuju svoje fakture direktno u SEF. Takođe na isti način uslediće (trebalo bi) i opcije za import faktura/dokumenata nabavke u sopstveni informacioni sistem.
Ali jedan broj privrednih subjekata, sa manjim obimom poslovanja, trenutno ne koristi bilo kakav (polu)automatizovan sistem za praćenje poslovanja ili koristi ali nema nadogradnju za direktno povezivanje sa SEF-om ili uopšte za izradu faktura u elektronskom formatu.
Opcije za povezivanje sa SEF-om i izradu eFaktura:
- API, integrisano rešenje iz našeg postojećeg Informacionog sistema koji koristimo
- Slanje, prijem i čuvanje preko Informacionog posrednika
- Neposredan, ručni unos u SEF
Prvo rešenje smo već pomenuli. Direktno iz našeg programa šaljemo eFakturu u SEF. Na sličan način primamo fakture naših dobavljača iz SEF-a. Ovde postoje dva načina. Direktno ugrađenu opciju u softveru koji već koristimo i koju je obezbedio proizvođač kojem plaćamo licencu. Ako navedeno nije realno, drugi način je nabavka posebnog specijalizovanog softvera, koji se povezuje sa našim postojećim korisničkim programom i preko kojeg šaljemo i primamo fakture.
Druga opcija je korišćenje Informacionih posrednika. Ko je Informacioni posrednik?
Informacioni posrednik je pravno lice registrovano za usluge izdavanja, evidentiranja, obrade, slanja, primanja i čuvanja elektronskih faktura i prateće dokumentacije. Za obavljanje ovog posla potrebno je da dobiju saglasnost MF, koje treba i da vodi registar Informacionih posrednika, kao javne podatke. Do objave ovog teksta registar je uspostavljen i registrovan je samo jedan Informacioni posrednik.
Treća opcija je, ručni unos naše fakture kroz SEF. Isto tako i ručno preuzimaju primljene fakture, u pdf formatu. Ovo je opcija za one obveznike koji imaju baš mali broj faktura i čiji obim poslovanja ne trpi nikakav dodatni trošak.
Šta dobijamo sa eFakturama… Dobijamo podstrek da ceo naš Informacioni sistem ili administriranje poslovnih procesa, zavisi ko je na kom nivou automatizacije, unapredimo, osavremenimo, automatizujemo učinimo efikasnijim… Svako u skladu sa svojim mogućnostima i potrebama… Sada je momenat, sada je pravo vreme ako godinama tavorimo sa istim opcijama, za koje nikada da nađemo vreme da promenimo, uvek su drugi prioriteti i hitniji poslovi.
Zato, hajde da zakonsku obavezu izdavanja i primanja eFaktura prihvatimo kao priliku i uložimo dodatni napor od neophodnog i automatizujemo naše procese maksimalno moguće. Maksimalno bi bilo da je sve na klik, bez papira, sve u digitalu… Nekima je izvodljivo, nekima malo manje.
Ako imate finansijske resurse (postoji i državna podrška) i imate potrebu, posvetite se sada tom poslu. Na ovom talasu promene povežite sve procese i automatizujte ceo sistem. Ako sada sprovedete samo minimum da bi ispoštovali zakonsku obavezu a kao kasnije ćete ostalo, odluka o svakoj sledećoj promeni je još više teža. … a promena i obim poslova za sprovođenje veći… Svedoci smo da se promene u načinu našeg poslovanja kao i života uostalom, ubrzavaju a ne usporavaju…
S tim u vezi ovo leto je leto istraživanja. Za novi softver koji će nam dati maksimalnu automatizaciju ili samo za Informacionog posrednika koji najbolje odgovara našim potrebama.
Koje opcije nam trebaju zavisi od našeg poslovanja i iz koje uloge pristupamo temi. Da li smo MSP sa sopstvenim računonovodstvom ili malo sa eksternim, da li smo mikro ili preduzetnik, ili pružamo računovodstvene usluge.
Opisaću idealan slučaj, kojem težimo a to je potpuna automatizacija svih procesa od tačke A do tačke B.
A – Odobravanje i uvoz u XML formatu ulazne fakture -> dodeljivanje sledećem korisniku na dalju obradu -> knjiženje -> plaćanje -> arhiviranje – B
ili koji god da je redosled – sve elektronski i bez papira…
Ne kažem da će svi biti taj slučaj, niti da postoji u prodaji već takvo rešenje, niti da će to biti optimalno rešenje za sve.
Ali težimo ka tome da što više optimizujemo naše poslovanje koliko je to moguće za nas u datom trenutku.
Potpuna automatizacija:
izrada fakture – slanje u SEF – knjiženje (slanje u agenciju) – arhiviranje
prijem fakture iz SEF-a – odobravanje – knjiženje (slanje u agenciju) – plaćanje – arhiviranje
Sve elektronski i bez papira.
Privredni subjekti koji nisu obveznici PDV nemaju obavezu da se registruju i posluju kroz SEF – osim ako se na to ne odluče dobrovoljno. Razlog može biti što sami smatraju da im je tako jednostavnije i da im se isplati. Ili poslovni partneri mogu izvršiti uticaj, da bi njima samim bilo jednostavnije.
Ko se odluči za dobrovoljnu registraciju, eFakture kroz SEF su obavezne za svo poslovanje… Ne može se npr. slati u SEF eFaktura samo za kupca koji insistira na tome. Ako se registrujemo da bi slali jednom kupcu obaveza je da sve fakture u domaćem prometu evidentiramo na isti način.
Izuzetak pomenut na početku odnosi se na subjekte privatnog sektora koji nisu u PDV-u a prodaju svoja dobra i usluge javnom sektoru. I to delu javnog sektora za koji su se fakture registrovale kroz CRF. (npr. ne za javna preduzeća ali da za škole). Uvođenjem SEF-a ukinut je direktan pristup CRF. Ovaj Registar i dalje postoji ali je sastavni deo SEF-a i preuzima podatke iz njega a ne obratno. Najavljivano je na početku, da će se ovi slučajevi ručno unositi od strane javnog sektora ali je nastala pravna praznina, nedorečenost u najmanju ruku, u propisima i razna tumačenja. Da bi naplatili prodata dobra i usluge, dobavljači za javni sektor, koji nisu u PDV, morali su da se registruju kao Dobrovoljni korisnici SEF-a, da bi se njihove fakture preko SEF-a pojavile u CRF! I sada moraju ostati u tom statusu ove i sledeće godine.
Drugi izuzetak se opet tiče transakcija privatnog ka javnom sektoru. Naime prodaja iz maloprodaje uz izdavanje fiskalnog računa i bezgotovinsko plaćanje preko računa ne može da se registruje na SEF. Prvobitno je najavljivano da će ESF (fiskalni računi) i CRF biti povezani međutim nije se desilo. Što znači da treba da evidentiraju kroz SEF da bi se našli u CRF. Ali ne može fiskalni račun da se evidentira u SEF. Onda je MF dalo mišljenje da subjekat javnog sektora treba da izda Zahtev za izdavanje eFakture i izjavu da nije koristio PDV po fiskalnom računu, a prodavac treba da stornira izdati fiskalni račun i izda novi račun eFakturu!
Šta reći, osim nadati se da će se rešiti ovi nedostaci i omogućiti potpuna automatizacija što i jeste valjda cilj. Kao i da se Dobrovoljni korisnik eFaktura postaje svojom voljom, a ne zbog propusta u propisima i sprovođenju istih.
Korisni linkovi:
Autor: Svetlana Sarafijanović
Sigma Solution pruža usluge poslovnog konsaltinga iz domena organizacije i optimizacije finansijsko-računovodstvene funkcije u MSP. Pišite nam na mejl i ostavite kontakt. Javićemo Vam se u najkraćem roku.
Pratite nas, eFakture su aktuelna tema i objavljivaćemo koristan sadržaj. Prijavom na Newsletter obezbeđujete sebi svakog ponedeljka korisne, aktuelne i besplatne informacije za poslovanje. Teme su finansije, porezi i računovodstvo.
